PRIVATLIVS POLITK.
Persondataforordning – træder i kraft d. 25. maj 2018.
Din Private Socialrådgiver er en virksomhed med en medarbejder, ejeren Dorthe Nørgaard-Olsen, som er uddannet socialrådgiver. Det er derfor udelukkende Dorthe, som opbevarer såvel anvender personoplysninger omkring dit barn/dine børn/jer forældre, der modtages - og som er nødvendige i forbindelse med sagsforløbet ved Din Private Socialrådgiver.
Formål. Formålet med, at Din Private Socialrådgiver er nødt til at modtage, og derved opbevare, oplysninger omkring dit / jeres barn, og derved typisk også oplysninger om dig som forælder, er således at Din Private Socialrådgiver sikres de nødvendige fakta omkring dit barn, og hans/hendes særlige behov. Således at Din Private Socialrådgiver ”klædes så bedst på” som muligt, til at hjælpe dig /jer med den situation i din hjemkommune, der gør, at du/I vælger at indlede samarbejdet med Din Private Socialrådgiver.
Dette kan være personfølsomme og/eller personhenførbare oplysninger af forskellige karakter, dvs. hvor der f.eks. fremgår
· væsentlige personlige fakta omkring dit / jeres barn og de særlige behov,
· væsentlige personlige fakta omkring dig/jer som forældre til barnet,
· tidsmæssigt overblik over det hidtidige sagsforløb med din/jeres hjemkommune givet via aktindsigt i journaler i hjemkommune,
· osv.
Ved indsigt i disse oplysninger - og derved også nødvendigheden af opbevaring af dine/jeres oplysninger mens sagen er aktiv hos Din Private Socialrådgiver – er formålet som nævnt ovenfor, at Din Private Socialrådgiver kan blive så tilstrækkeligt oplyst i din/jeres sag, som muligt. Således at mulighederne optimeres for, at Din Private Socialrådgiver ved sin indsats bedre kan arbejde for, at du/I sikres bevilling af rette og tilstrækkelig hjælp til dit/jeres barn, i din /jeres hjemkkommune.
Visse af de opbevarede oplysninger vil derfor i forbindelse med sagsforløbet hos Din Private Socialrådgiver kunne blive videregivet til din/jeres hjemkommune, Ankestyrelsen m.v. såfremt Din Private Socialrådgiver er indtrådt som partsrepræsentant i din/jeres sag, og når det er nødvendigt for sagens behandling, at oplysningerne videregives. Dette kunne f.eks. være i en konkret ansøgning, en klagesag, det løbende samarbejde med hjemkommunen osv.
Tilbagekaldelse af samtykke. Du/I har altid mulighed for at tilbagekalde dit/jeres samtykke. Hvis du/I ønsker at tilbagekalde nærværende samtykke, kontakter du/I blot virksomheden herom – ved en skriftlig anmodning til Din Private Socialrådgiver.
Afslutning af sagen. Når sagen afsluttes hos Din Private Socialrådgiver slettes de modtagne oplysninger senest 1 uge efter, dvs. de oplysninger, der har været opbevaret elektronisk (div. sagsakter og mailkorrespondance). Sletningen forekommer, fordi formålet med opbevaringen af oplysningerne er ophørt.
Såfremt du/I som kunde ønsker, at Din Private Socialrådgiver fortsætter med at opbevare dit barns/jeres families oplysninger/data - altså uden et konkret formål (aktuelt), men såfremt du/I ønsker at se sagen an - vil disse blive gemt elektronisk i 6 måneder. I så fald skal du aktiv give besked, ved skriftligt at orientere Din Private Socialrådgiver. Har der ikke været kontakt fra din / jeres familie til Din Private Socialrådgiver, i det følgende halvår - vil personoplysningerne blive slettet.
Ønsker du/I på trods - dvs. af egen drift - at Din Private Socialrådgiver fortsat – dvs. de 6 måneder - opbevarer dine/jeres personlige oplysninger i længere tid, fordi du/I ønsker at have muligheden for at tilkøbe konsulentbistand på et senere tidspunkt, uden at fremsende alle akter igen – dvs. uden at der er et aktuelt, konkret formål med opbevaringen, giver du skriftlig besked herom i form af en mail – til Din Private Socialrådgiver.
Personfølsomme
og personhenførbare oplysninger
Ifølge
lovgivningen har du/I ret til at få oplyst, hvilke oplysninger Din Private
Socialrådgiver har på dig/jer, og du/I kan til enhver tid gøre indsigelse mod
de oplysninger, som ligger til grund for Din Private Socialrådgivers arbejde,
som privat socialrådgiver.
Ved indledt samarbejde med Din Private Socialrådgiver vil du/I typisk være bekendt med, hvilke oplysninger Din Private Socialrådgiver er i besiddelse af, idet du/I som kunde – ved ønske om at indgå et samarbejde med Din Private Socialrådgiver – ofte er den/dem, der på egen hånd fremsender relevante akter til virksomheden – dette i forbindelse med opstarten af sagen. Akterne modtages fra dig/jer, til brug for Din Private Socialrådgiver kan hjælpe dig/jer med det, du/I ønsker at hyre virksomheden til at hjælpe dig/jer med. Dvs. for at forstå sagen tilstrækkeligt, og derved hjælpe dig/jer og dit/jeres barn bedst muligt i din/jeres hjemkommune.
Såfremt Din Private Socialrådgiver selv indhenter f.eks. aktindsigt i dit barns/jeres kommune, såfremt Din Private Socialrådgiver er indtrådt i din/jeres sag som partsrepræsentant, og derved henvender dig til f.eks. kommunen på dine/jeres vegne, vil du/I typisk være orienteret herom forinden, det sker – da Din Private Socialrådgiver har høj grad af forældre involvering og kommunikation, i sagsforløbene.
Såfremt Din Private Socialrådgiver modtager akter, afgørelser m.v. fra din/jeres kommune, og i fald Din Private Socialrådgiver er indtrådt som din/jeres partsrepræsentant, og i fald kommunen ikke samtidig har sendt det samme, til din/jeres E-boks - tilbydes du/I altid at modtage de modtagne akter – som sendes elektronisk til dig/jer fra Din Private Socialrådgiver, ved dit samtykke.
Viderebehandling. Der vil ikke ske en viderebehandling af dine/jeres opbevarede personoplysninger.
KOMMUNIKATION:
Kommunikation mellem Din Private Socialrådgiver til kommuner, Ankestyrelse og andre offentlige myndigheder. Din Private Socialrådgiver sender post via virksomhedens digitale og sikre postkasse, via E-boks. Det er også via denne vej, Din Private Socialrådgiver modtager breve, afgørelser m.v. fra de offentlige myndigheder, f.eks. din hjemkommune.
Såfremt Din Private Socialrådgiver sender pr. virksomhedens almindelige mail (ikke krypteret) til f.eks. jeres sagsbehandler i kommunen, fremgår der ikke, personhenførbare / personfølsomme oplysninger. Ellers anvendes den krypterede / sikre mail, virksomheden benytter (se nedenfor).
Kommunikation mellem forældre og Din Private Socialrådgiver.
Almindelig mail.
Gr. ”almindelige” mail systemer typisk ikke er krypteret (sikre), kan Din Private Socialrådgiver ikke længere sende dig ret mange typer af oplysninger ad denne vej. Årsagen er at der nu jf. lovgivningen ikke må sendes nogen form for oplysninger, som f.eks. kan være personhenførbare, og som vil kunne misbruges, såfremt oplysningerne kom i de forkertes hænder.
Såfremt mailens indhold ikke har personhenførbare oplysninger, kan der fortsat kommunikeres fra Din Private Socialrådgiver til dig som forælder.
Din Private Socialrådgiver gør dig altid opmærksom på – og som også har været virksomhedens praksis hidtil - at virksomhedens mail ikke er krypteret, og derved ikke sikker mail. Dette fremgår også af den kontrakt, der udarbejdes af Din Private Socialrådgiver, i forbindelse med opstart af et samarbejde.
Hvad du som kunde selv vælger at fremsende i mails til virksomheden, står Din Private Socialrådgiver ikke til ansvar for, og kan derved heller ikke stilles til ansvar herfor.
Hvis du sender mail, så vær opmærksom på, hvilke oplysninger du giver. Din Private Socialrådgiver kan som nævnt ikke garantere sikkerhed ved personfølsomme oplysninger sendt via internettet, da andre uberettiget kan tiltvinge sig adgang til de elektroniske data. Dermed er de personlige oplysninger du sender til virksomheden, over internettet på dit eget ansvar.
SIKKER MAIL (KRYPERTING): Ultimo maj 2018 har Din Private Socialrådgiver indkøbt sikker mail via RMAIL. Dette betyder for dig som kunde, at Din Private Socialrådgiver udelukkende fremsender via denne krypterede og sikre mailforbindelse.
Det betyder for dig som kunde, at du - hver gang du modtager en mail fra Din Private Socialrådgiver - vil få muligheden at besvare sikkert, dvs. via krypteret link.
Dette link står øverst i den modtagne mail fra Din Private Socialrådgiver, og her klikker du bare på, som kunde. Et nyt vindue åbner sig op, hvor du laver din besvar mail. Her kan også vedhæftes filer m.v. – som alt sammen sendes sikkert. Dette kræver dog at linket følges.
Vælger du som kunde at besvare mailen, udenom det link der medsendes i mailen fra Din Private Socialrådgiver, er dette på dit eget ansvar. Der er frit for dig som kunde, hvordan du ønsker at sende mails og dokumenter, til Din Private Socialrådgiver.
Sms.
Almindelig sms er ikke sikker, og Din Private Socialrådgiver kan derfor ikke sende dig besked ad denne vej, såfremt der er tale om personhenførbare oplysninger. Også selvom du skriver til Din Private Socialrådgiver ad denne vej.
Alternativt anbefaler virksomheden dig, at ringe op – det kan dog ofte være vanskeligt at få fat i Din Private Socialrådgiver, gr. hun ofte er/kan være optaget gr. andet arbejde, møder i kommuner, samtaler med forældre osv. Her opfordres til at lægge en besked på telefonsvareren. Gr. travlhed og øvrige opgaver, kan du som kunde desværre ikke forvente at få opringning samme dag. Din Private Socialrådgiver bestræber sig på at kontakte dig, så snart det er muligt.
Såfremt du som kunde vælger at fremsende sms alligevel, på almindelig sms platform, kan Din Private Socialrådgiver ikke stilles til ansvar herfor. Men vil kunne læse din sms, men ikke besvare dig tilbage, såfremt der er personhenførbare oplysninger.
SIGNAL APP (sms) – krypterede sms mulighed.
Derfor har Din Private Socialrådgiver valgt at tage SIGNAL app i anvendelse. Denne er en kommunikations-/sms tjeneste, der sikrer de sms og mms beskeder - der sendes de to telefoner imellem - sendes i krypteret form, og derved sikkert.
Du vil derfor blive opfordret af Din Private Socialrådgiver til at installere denne app, som kan installeres gratis på både android og apple telefoner. Således ønsker Din Private Socialrådgiver, at der udelukkende kommunikeres ad denne vej, ved behov for sms-korrespondance.
Opbevaring af oplysninger
Dine oplysninger – som Din Private
Socialrådgiver opbevarer for dig, mens samarbejdet er i gang -ligger opbevaret
elektronisk, på den arbejds computer, Din Private Socialrådgiver anvender. Denne
computer er krypteret, hvilket betyder, at såfremt computeren bliver stjålet
eller på anden måde forsvinder, så er det ikke muligt for andre at læse det, der
ligger på computeren. Endvidere er computeren låst med en pinkode, som kun Din
Private Socialrådgiver kender, endvidere skiftes password med jævne mellemrum.
Såfremt Din Private Socialrådgiver printer f.eks. udtalelser, statusbeskrivelser, PPV osv. ud, til brug for Din Private Socialrådgivers forberedelse af sagen, til f.eks. forældresamtaler afholdt i virksomheden, møde i kommunerne osv. makuleres disse efter endt forberedelse på virksomhedsadressen – idet der udelukkende opbevares personfølsomme og personhenførbare oplysninger / akter i elektronisk form.
Alle tidligere udprintede sagsakter, som p.t. er opbevaret i det aflåste skab - dvs. i forhold til nuværende kunder - vil derfor blive makuleret i forbindelse med Den Nye Persondata forordning indtræden, og herefter opbevares alle oplysninger, udelukkende elektronisk, når du har en sag hos Din Private Socialrådgiver. Du skal orientere Din Private Socialrådgiver, såfremt du ønsker at få de udprintede sagsakter, i så fald skal disse afhentes på virksomhedens adresse.
Der foretages løbende sikkerhedskopiering af data på arbejdscomputeren, som Din Private Socialrådgiver anvender.
Opbevaring af dit navn og telefonnummer i arbejdsmobilen hos Din Private Socialrådgiver, og evt. sms-beskeder via SIGNAL App, er låst på telefon med PIN kode, der kun er kendt af Din Private Socialrådgiver – og koden skiftes jævnligt. Skulle denne arbejdsmobil blive stjålet, og uvedkommende ønsker at tiltvinge sig adgang, vil det være umuligt at komme ind i telefonen, er Din Private Socialrådgiver orienteret om, af IT eksperter.
Sletning af data.
Sletning af data – retten til at blive glemt. Du/I kan til en hver tid bede Din Private Socialrådgiver om at slette alle / visse af de oplysninger, virksomheden opbevarer på dit barn/jer forældre.
Afslutning af sagen. Når sagen afsluttes hos Din Private Socialrådgiver slettes de modtagne oplysninger senest 1 uge efter, dvs. de oplysninger, der har været opbevaret elektronisk (div. sagsakter, mailkorrespondance, telefonnumre osv.). Sletningen forekommer, fordi formålet med opbevaringen af oplysningerne er ophørt.
Såfremt du/I som kunde ønsker, at Din Private Socialrådgiver fortsætter med at opbevare dit barns/jeres families oplysninger/data - altså uden et konkret formål (aktuelt), men såfremt du/I ønsker at se sagen an - vil disse blive gemt elektronisk i 6 måneder. I så fald skal du aktiv give besked, ved skriftligt at orientere Din Private Socialrådgiver. Har der ikke været kontakt fra din / jeres familie til Din Private Socialrådgiver, i det følgende halvår - vil personoplysningerne blive slettet.
Ønsker du/I på trods - dvs. af egen drift - at Din Private Socialrådgiver fortsat – dvs. de 6 måneder - opbevarer dine/jeres personlige oplysninger i længere tid, fordi du/I ønsker at have muligheden for at tilkøbe konsulentbistand på et senere tidspunkt, uden at fremsende alle akter igen – dvs. uden at der er et aktuelt, konkret formål med opbevaringen, orienterer du herom via mail til Din Private Socialrådgiver.
Databehandler aftaler. En sådan aftale skal indgås, når dataansvarlig (Din Private Socialrådgiver) entrerer med anden virksomhed, der databehandler dataansvarliges opbevarede oplysninger. Dette er indgået med henholdsvis hjemmeside host, den bogføringsvirksomhed, hos hvem Din Private Socialrådgiver køber sit bogføringsprogram hos samt den IT virksomhed, hos hvem Din Private Socialrådgiver tilkøber den sikre mail.
Din Private Socialrådgiver er medlem Dansk Socialrådgiverforening (DS), samt sektionen i DS for selvstændige socialrådgivere, og følger med i, hvis de har tilføjelser til forordningen.
Maj 2018
Dorthe Nørgaard-Olsen
Din Private Socialrådgiver